재정지원

신청

재정지원 신청은 행사일 기준 두 달 전에 보통 실시했다. 약 2-3주 간 신청을 받고 일주일 동안 심사 후 결과 안내하였다. (2019년 재정지원 신청서)

홈페이지를 통해 보통 상세 내용을 공지하지만, 폼에도 더 써주면 좋겠다. 특히 지원 항목에 대해 자세하게 써주면 좋다.

2019년 기준 교통비, 숙박비, 컨퍼런스 티켓 등록비 3가지 항목에 대해서만 지원을 하였다. 식비, 시내버스, 택시 등은 해당되지 않았다. 자세한 사항은 2019년 재정지원 운영 기준 참조. 컨퍼런스 등록비는 얼리버드 티켓, 일반 티켓에 해당되었다. (개인후원 티켓을 사고 재정지원을 신청하신 케이스는 없었다.)

예산

재정지원 예산은 기본적으로 개인후원 티켓 판매 차액이다. 여기서 판매 차액이란, 판매된 티켓 한 장에서 일반 티켓 가격을 뺀 금액을 말한다. (e.g., 15만 원으로 구매하셨고 일반 티켓이 7만 원이라면 차액은 8만 원이다.)

개인후원 티켓이 매진되거나 행사가 임박했을 때 판매 차액 총액을 구해 예산을 잡는다.

심사

신청 기간이 끝난 후 재정지원 심사를 진행한다. 우선 컨퍼런스 티켓 구매 여부와 상관 없이 모두 심사한다. 운영 기준, 우선순위 항목에 따라 True/False를 기록하고 신청 항목별 금액까지 정리한 후, 우선순위에 따라 정렬한다. 우선순위 A, B, C가 있을 때, 시트의 정렬 기준을 A, B, C로 잡으면 이쁘게 나온다. (참조)

재정지원 신청 결과 안내 전날까지 컨퍼런스 티켓 구매가 확인되지 않으면 해당 신청은 자동 탈락이다.

이후 운영 기준의 지원 비율에 따라 재정지원 예상 지급액을 산출한다. 이후 누적합을 통해 예산에 맞춰서 누구까지 지원을 받을 수 있는지 확인한다.

신청 결과일에 이를 안내한다. “항목별로 얼마씩 승인되었다.” 보다는 “총 얼마가 승인되었다.” 가 깔끔하다. 하지만 후자의 경우 사람들의 오해를 살 수 있다. (이런 경우가 많았다.)“총 10만 원이 승인되었다.” 라고 하면 내 영수증 합이 10만 원이 되면 10만 원을 다 준다고 생각한다. 하지만 이는 신청 내용에서 계산된 금액이 10만 원이므로 신청하신 금액을 모두 영수증으로 증빙해야 받을 수 있는 재정지원 최대 지급가능액이다. 이 부분에 대해서는 담당자가 적절히 생각하여 덜 중의적인 표현 방법을 찾아보자...

증빙 서류

실제 행사일에 재정지원 지급을 하기 전에 제출 또는 증빙하셔야 하는 서류들을 메일을 통해 명시해주어야 한다.

신분 증빙

신분 증빙은 보통의 내국인 성인의 경우 신분증, 운전면허증으로 진행한다. 물론 다른 것들도 가능하고, 요점은 주민등록번호가 뒷자리까지 모두 나와있어야 한다는 것이다.

학생의 경우 학생증이 많은데, 뒷자리까지 잘 안나오는 경우가 많다. 청소년증이나 여권, 주민등록등본, 초본을 통해 증빙 가능하다. 물론 등본, 초본을 뗄 때 주민등록번호 뒷자리가 나오게 체크해야 한다.

외국인의 경우 국내 거주일 경우 외국인등록번호가 적힌 신분증이 있다. 국외 거주라면 그냥 여권을 가져와달라고 하자.

컨퍼런스 티켓 등록비

이건 따로 영수증을 지참하지 않아도 괜찮다. 홈페이지 등 티켓 구매 경로를 통해 어떤 티켓을 얼마를 주고 샀는지 확인할 수 있고, 행사 당일 명찰 등으로 확인이 가능하기 때문이다.

교통비, 숙박비

날짜가 나와있으면 좋지만 없어도 딱히 신경쓰지는 않았다. 너무 터무니 없이 먼 과거의 영수증만 아니면 괜찮다.

숙박비에서 보통 여러 명이 같은 숙소를 잡고 (N등분 없이) 똑같은 영수증을 끊어오는 경우가 있다. 하지만 이를 N등분하고 따지는 것 자체가 힘들고 복잡한 일이라 다른 사람과 똑같이 처리해주었다. 신청할 때는 N등분한 것으로 신청하고 영수증은 전체 금액에 대한 것을 가져오는 것은 사실 상관이 없다. (어차피 신청 금액이 더 적어서 그걸로 계산된다.)

2019년에는 영수증을 모두 제출 가능하게 출력해오게 하였는데, 대부분 잘 제출해주셨다. 다만 메일을 통해 당일 제출도 가능하게 하면 좋다. (주변에 출력할 곳이 마땅히 없거나 멀다.)

회계 처리

아무래도 현금으로 지급하는 과정이었기 때문에, 이후 회계 처리를 위해 어떤 사람에게 얼마를 주었는지 확인할 서류가 필요했다. (계좌 이체도 마찬가지다.)

지급 확인서를 만들어서 당일 서명을 받았다. 신분 증빙 서류를 제출 못 하는 경우가 많았기 때문에 아래에 신분증을 올려 놓고 사진을 찍을 수 있게 하였다.

지급

컨퍼런스 당일 별도의 방에서 재정지원 지급을 실시한다.

우선 그 전에 현금을 인출해야 한다. 각자가 받게 될 재정지원 예상 지급액을 토대로 현금 필요 매수를 계산한다. (총 금액에 대해서 계산하면 잔돈이 모자라는 경우가 생길 수 있다.)

그렇다고 예상 지급액에 너무 딱 맞게 뽑아도 잔돈이 모자란다. 5천 원, 5만 원권을 1천 원, 1만 원권으로 적당히 넘겨서 버퍼를 두자.

당일 신분증 확인 후 증빙 서류를 제출받고 실제 증빙하신 금액을 확인하여 지급액을 최종 계산한다. (시트를 미리 만들어놓고 이용하면 편하다.) (참조)

계산된 금액을 지급하고 지급확인서에 서명받은 후 신분증과 함께 사진찍고 마무리

모든 지급이 끝난 후 제출받은 증빙 서류와 찍은 사진들을 잘 정리해서 올리면 끝이당!